¿Cómo planear un evento para promocionar mi negocio?

Además de hablar sobre cómo y en dónde encontrar a tus primeros clientes, en mi artículo anterior les mencioné que iba a ahondar un poco en el tema sobre organizar un evento para dar a conocer tus servicios cuando apenas iniciamos esta gran aventura de emprender. ¿Por qué es buena idea organizar un evento para encontrar clientes? Para que tus clientes potenciales conozcan personalmente quién eres, qué haces, por qué lo haces y la calidad del servicio o productos que ofreces, así como reforzar las relaciones existentes con tus clientes actuales. Suena sencillo pero, tiene su grado de complejidad.

A pesar de que muchos creen que planear un evento es tarea fácil y que cualquiera puede hacerlo, se requieren muchos aspectos para el verdadero éxito de éste y no todos los entrepreneurs se animan a tal responsabilidad. Tu visión y el desarrollo antes, durante y después de tu evento, serán factores cruciales que influirán de inmediato en tu reputación e imagen. Yo siempre defenderé a los verdaderos profesionales que han estudiado y se han preparado teórica y prácticamente para ser excelentes event planners y no cualquier persona que ni siquiera comprenda el impacto de un evento a un público determinado. Así que mi consejo personal es: ¡siempre contrata servicios profesionales! Algunos emprendedores, cuyas acciones a veces son guiadas únicamente por la intuición o la suposición, tienen menos posibilidad de alcanzar el éxito que quienes están correctamente asesorados por y para el bien de sus proyectos. Sí, es muy importante que confíes en tu instinto emprendedor, pero un poco de ayuda te hará más bien que mal.

Si reflexionamos un poco, la organización de un evento de tal magnitud (y con « magnitud » me refiero al impacto que causará), puede realizarse en tres etapas específicas de tu emprendimiento, y dependerá de tus necesidades y situación particulares el escoger cuál es el mejor momento para hacerlo:

A. Tu negocio es nuevo y estás buscando clientes.

B. Tu negocio ya lleva un tiempo en marcha. Te gustaría encontrar más clientes y reforzar la relación con los que ya tienes.

C. Tu negocio cambió de imagen y filosofía organizacional. Quieres encontrar a otro tipo de clientes y reforzar la relación con los que ya tienes.

Independientemente de la etapa en la que te encuentres, si ya tomaste la decisión de organizar un evento, quiere decir que estás dispuesto a poner todo tu empeño en ello. Por eso, te recomiendo que tomes en cuenta los siguientes 9 elementos indispensables para la planeación y éxito del evento:

1. Plantear objetivos

Es indispensable sentarse a reflexionar, redactar y reafirmar qué ventajas y qué beneficios obtendrás por hacer un evento para tu negocio en cualquiera de las etapas que mencioné arriba. Es el momento perfecto para que te conozcan personalmente y compartas con tus invitados esa pasión que sientes y tienes por tu proyecto profesional. Pero debes tener muy claro qué quieres lograr, la imagen que deseas mostrar y sobre todo, ser muy profesional y prepararte para ello. El plantear objetivos reales y concretos, te permitirá visualizar fácilmente el camino que quieres recorrer con tu evento.

2. Presupuesto 

Creo que el elemento más difícil es este, el presupuesto. Puede que quieras hacer el más grande y magnífico de los eventos para tu negocio y empieces a pensar en un montón de ideas creativas pero… la realidad es que no siempre contarás con mucho dinero para hacerlo. No pierdas la calma y mejor ajústate a lo que tienes. Partir de un monto ya existente es lo correcto. Y no te desesperes, siempre puedes contar con la ayuda de socios, familia y amigos para que hagan el papel de “patrocinadores” y te echen una mano con cuestiones como bebidas, comida, ambientación, decoración, etc. Si quieres organizar un evento y en este momento no cuentas con el capital suficiente, es momento de empezar a ahorrar. Un último consejo: guarda las notas, facturas o recibos de pago de todo; lleva un listado de gastos y tú responsabilízate por ello, NADIE más.

3. Lista de invitados

Dependiendo de tu situación, debes incluir en tu lista de invitados a tus clientes actuales, a los pasados y a los futuros, inclusive a otros emprendedores que creas que necesitan de tus servicios. Haz una lista real y, dependiendo de tu presupuesto, elimina o aumenta aquellos que sean necesarios. Se ambiciosa/o e invita a algunas personalidades de tu profesión que, quién quita, pueden asistir a tu evento y darle un plus inesperado como lo son publicistas reconocidos, fotógrafos, chefs, diseñadores, abogados, etcétera.

4. Plan de promoción

Tienes que planear exactamente qué, cómo y cuánto quieres dar a conocer de ti, de tu negocio y de qué manera te gustaría hacer alianzas con tus invitados. Tienes que pensar bien qué entregarás: tarjetas de presentación, flyers, promociones especiales, dossiers, artículos promocionales, etcétera. Tu presentación será ejecutiva y tú debes darle el tono apropiado dependiendo de tu audiencia. La calidad debe ser impecable.

5. Tu Identidad Visual Corporativa

Tus invitados deberán irse de tu evento con tu IVC muy presente, iniciando por tus invitaciones. Debes incorporar la identidad de tu negocio a tu decoración, ambientación y a los documentos que entregues, así como en tu presentación ejecutiva.

6. Entretenimiento

Si vas a ser anfitriona o anfitrión de un evento de unas 3 horas (un mero aproximado), tienes que pensar en cómo vas a gestionar el tiempo. Debes conocer cuál es el perfil de tus clientes (actuales y potenciales) para que tu ambientación (música, decoración) sea lo más adecuada posible a sus personalidades.

7. Bebidas y comida 

Admitámoslo, si algo nos gusta de un evento cuando asistimos a él y nos asusta cuando lo estamos planeando, son las bebidas y la comida. Si tu negocio es, por ejemplo, un restaurante o una empresa de banquetes, tendrás que sacrificar un poco de tus ganancias y destinar tus mejores platillos para degustar. Si no estás en esa categoría, lo mejor será buscar alguna empresa o lugar donde nos ofrezcan esos servicios a un precio razonable. No exageres ni te limites, para ello es importante tener previamente confirmada la asistencia de tus invitados y tu presupuesto bien fijo.

8. Capacitación de personal y logística

Si vas a contratar personal externo (meseros, staff) o pedirle ayuda a tus hermanos, amigos y primos -en caso de no contar con un presupuesto muy extenso- lo mejor será hablar con esas personas sobre cómo quieres que sea su desempeño durante el evento. A veces, el mal servicio y los errores de los demás, pueden perjudicar la imagen de tu negocio, aunque no haya sido un error tuyo directamente. Lo mejor es tener una, dos, o tres charlas previas para definir qué tienen que hacer y cómo. No estaría nada mal, contratar a un Community Manager (si quieres, yo puedo ayudarte).

9. ¿Qué hacer después del evento?

Al terminar tu evento, independientemente del resultado que haya tenido, es un gran gesto personal y profesional el enviar un correo personal a cada uno de los asistentes, agradeciéndoles su tiempo y reiterando una vez más tu disposición de colaborar con ellos en el futuro.

Hacer un evento para lanzar o respaldar tu negocio es una excelente opción siempre y cuando tengas bien trazados los objetivos que quieres alcanzar con él y te entregues 100% a la realización del mismo. Son buenas las ventajas y beneficios que obtendrás, si tienes una visión bien clara desde el inicio.

¿Necesitas apoyo de un event planner para tu evento? ¡Me encantaría ayudarte! Ofrezco asesorías en línea para cualquier parte del mundo o asistencia presencial en la ciudad de Puebla, México. Contáctame a través de mi perfil de LinkedIn o por Ojo Terzo y haznos parte de tu éxito profesional.

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Artículo escrito por la Autora/Colaboradora Mónica Castro, profesional en Relaciones Públicas.

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